一、教学档案归档范围
中国学生：毕业生的主修成绩单（中英文）、辅修成绩单（中英文）、学籍卡片、
国外交换成绩单及学分认定页、本科毕业生优秀论文、研究生学位论文、学期成绩登记表等。
教务处：学籍变更材料、电子成绩单(中英文)、学历学位证书扫描 、
毕业证书（毕业、结业、肄业） 发放名单（签收单）、
未领取的毕业证书和学位证书。毕业生学历证书和学位证书编号汇总表等
研究生院：
学位申请材料、答辩材料、成绩单（中文英纸片和电子版）、
研究生学历学位证书编号信息、学历学位证书扫描、入学材料、学生卡片等。
学生处：录取大表、出国学习等
国际学生：
入学名单、留学生入学材料、毕业学生名单、学历学位证书编号、
学历学位证书发放名单、学历学位证书扫描、学籍变更材料。
二、归档时间
每年暑假前，学校各教学单位移交按学年形成的教学档案材料，之前学年应归档的但尚未移交的也应及时补交归档。
三、归档材料
归档材料包括纸质文件、电子、光盘等各种形式和载体的档案。
四、档案材料整理
步骤：
分类——?立卷——卷内排序——?编页?——编制目录——?填备考表——?编制封面——装订（入盒）
立卷、卷内排序
毕业生的档案材料统一归档到学生毕业年份，如：2023年毕业的学生档案统一归档到2023年。
将毕业生的档案材料分类，按学生卡片、主修成绩单、辅修成绩单、国外交换成绩及学分认证书、本科优秀论文、学期成绩登记表等分类，分别组卷，其中，成绩单、学生卡片等还需按学院、专业、班级进行排序。例如：“外国语学部英语学院2019级学生成绩单”组为一卷，卷内的文件1为“外国语学院英语学院2019级英语1班学生成绩单（张三，李四）”，卷内文件2为“外国语学院英语学院2019级英语专业2班成绩单（王五，赵六），以此类推……
编页
每个案卷用夹子固定好，无需装订；
卷内材料一律拆掉金属物。
卷内文件只要是有效页面，均应编写页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角（通常为右下角）。每卷从1开始连续编号。最后一份文件，填写该件起止页号（防止缺页）,如本卷最后一份文件起止页为P30-P32,则本卷最后一页页码标注为“30-32”。
编制目录、编制封面、备考表，通过档案系统完成
五、档案材料整理
样例(见红圈处)
六、档案系统著录
系统著录，请登录档案系统后，参阅和下载系统首页的“系统使用手册(兼职档案员用).ppt ”。
七、档案移交
向档案馆移交材料：系统著录完成需提交档案馆进行审核，审核通过后向档案馆移交档案材料，档案馆接收并进行材料登记。
档案馆核对移交材料 ，复核著录，装订、入盒及上架。
