一、归档范围
详见各单位档案归档范围和保管期限表：档案馆主页-->业务指导-->归档范围。
二、归档时间
一般为每年6月30日前，各单位移交上一自然年度形成的各类文件档案材料（之前年度应归未归的档案材料应及时补交）。
三、归档材料
归档材料包括纸质文件、电子、光盘、照片、声像、实物等各种形式和载体的档案，归档材料应齐全完整，整理规范。
四、档案材料整理
整理步骤：
分类——?组（立）卷?——卷内排序——?修整编页?——编制目录?——填备考表——编制封面——?装订（入盒）
（1）立卷原则
按时间、问题分类并组卷，以准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，以便于查找利用为原则。
全校性、综合性的由学校办公室负责立卷归档；两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办部门自行保存复制本。
各职能部门产生的文件材料，由相应职能部门立卷归档。
（2）立卷分类
分年度
先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，归入开始年度；跨年度的总结、报告，归入最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议闭幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度。法规性文件归入公布或批准年度。
分问题
将文件按其内容所反映的问题、事物分开。
分期限
将文件按照保管期限分开。保管期限为短期（10年及以下）的原则上不归档，由相关部门自行保管。
分机构
将文件按发文机关或承办部门分开。上级普发性文件与针对本校的文件亦应分开，普发性文件按发文机关或问题归类，针对性文件（如批复、批示、答复、通知等）与本校上报的相关文件放在一起立卷。
分密级
文件密级分公开、内部、秘密、机密、绝密。涉密档案通常不在档案馆归档，统一由校办保管。
（3）立卷组合排列顺序
卷内文件材料按时间顺序或重要程度排序；
密不可分的文件材料排列顺序：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；
结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图表在后。
会议文件，按公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导讲话、讨论通过的文件、参加人员名册等顺序排列
专题性、成套性档案按阶段、结构等分别组卷。
（4）修整编页
卷内材料一律拆掉金属物，包括曲别针、订书钉、大头针等；
每个案卷用夹子固定好，无需装订；
对在装订线以外有字迹的文件材料或破损文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当的折叠（叠成手风琴式A4纸大小）；
卷内文件只要是有效图文，均应编写页码；页码的位置在每面材料非装订线一侧的下角。装订成册且编有页码的无需再编页码。整卷装订的案卷，每卷均从1开始编制页码。最后一件文件，填写该件的起止页号（防止撕页）,如本卷最后一份文件起止页为P65-P68,则本卷最后一页页码标注为“65-68”。
为便于装订，每卷一般不超过150页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷也可合并组卷。
五、档案系统著录
系统著录，请登录档案系统后，参阅和下载系统首页的“系统使用手册(兼职档案员用).ppt ”。
六、档案移交
向档案馆移交材料：系统著录完成后，系统内提交档案馆进行审核，审核通过后向档案馆移交档案材料，档案馆接收并进行移交登记。
档案馆对移交材料复核，装订、入盒及上架。
